tata cara penyimpanan arsip

1.      A.    Pengertian

Arsip mengandung berbagai pengertian ini di pengaruhi oleh :

1.      Segi peninjauan

2.      Sudut pandang

3.      Pembatasan ruang lingkup

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Belanda “archief”, dalam bahasa Inggris “archive”, dalam bahasa Yunani “arche” atau yang artinya permulaan. Kemudian “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan (catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam bahasa Inggris arsip juga sering dinyatakan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari cabinet, dsb).

Adapun pengertian arsip yang dibagi 2, yaitu :

1.      Secara umum

adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadan tunggal, berkelompok atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari  usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaran kehidupan umumnya.

1.      Secara khusus

adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Sedangkan menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerataan. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

1.      B.     Tujuan Pengarsipan

Adapun di bawah ini adalah tujuan dari pengarsipan, yaitu:   

v  Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan.

v  Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.

v  Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

v  Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.

v  Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain.

1.      C.    Macam-macam pengarsipan

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu:

1.      Arsip dinamis

Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

1.      Arsip statis

Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Menurut sudut hukum dan perundang-undangan, arsip dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

1.      Arsip Otentik

Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.

1.      Arsip Tidak Otentik

Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.

1.      D.     Asas Pengarsipan

Adapun asas-asas pengarsipan sebagai berikut ini:

1.      Asas Sentralisasi

Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Semua surat-surat yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.

Keuntungan Asas Sentralisasi:

§  Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

§  Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

§  Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.

§  Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kerugian Asas sentralisasi:

§  Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.

§  Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.

§  Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

1.      Asas Desentralisasi

Desentralisasi berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Desentralisasi cocok untuk organisasi besar dengan ruangan yang terpisah.

Keuntungan asas desentralisasi:

§  Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.

§  Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.

§  Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

Kerugian asas desentralisasi:

§  Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

§  Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

§  Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

1.      Asas Kombinasi Sentralisasi-Desentralisasi

Kombinasi berarti semua arsip yang masih aktif atau masih bisa dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang di pergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip.

1.      E.     Mengindeks

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap merupakan tanda pengenal sari suatu surat atau warkat yang disimpan dan tergantung dari sistem yang digunakan.
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.

Peraturan-peraturan mengindeks yaitu sebagai berikut:
1.   Nama orang Indonesia
2.   Nama tunggal dan singkatan
3.   Awalan Nama Keluarga
4.   Nama perusahaan
5.   Kata sandang “The”
6.   Singkatan
7.   Bentuk usaha dan kata sambung
8.   Gelar dan pangkat
9.   Nama bank dan nama sekolah
10. Gelar Nyonya (Ny./Mrs.)

1.      F.     System Pengarsipan

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu:

1.      Alphabetic system

2.      Numeric system

3.      Geograpich system

4.      Chronologic system

5.      Subject system

6.      G.    Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud adalah nomor urut surat atau nomor kode permasalahan surat yang terdapat pada daftar klasifikasi.

Kebaikan sistem nomor, antara lain :

1.      Kecepatan dan ketepatan lebih terjamin

2.      Sederhana dan mudah dilakukan

3.      Nomor folder dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespondensi

4.      Dapat digunakan untuk penyimpanan segala macam surat dan dokumen

5.      Nomor folder dapat diperluas tanpa batas

Kelemahan sistem nomor adalah sebagai berikut :

1.      Lebih banyak waktu yang diperlukan untuk keperluan mengikndeks

2.      Banyak nya folder yang dapat digunakan dapat menimbulkan kesulitan

3.      Dibutuhkan biaya khusus untuk keperluan mengindeks dan penyediaan ruangan

4.      Transposisi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan dalam penyimpanan.

Di dalam sistem nomor ada 4 macam :

1.      Sistem Nomor Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar klasifikasi nomor. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu kendali.

1.      a.      Merancang daftar klasifikasi sistem nomor Dewey

Sisem nomor Dewey menggunakan daftar klasifikasi yang sesuai dengan permasalahan yang ada di kantor tersebut. Daftar klasifikasi nomor adalah daftar yang memuat segala persoalan atau kegiatan yang tedapat dalam kantor. Persoalan atau kegiatan kantor ini kita klasifikasikan dan diberi nomor tertentu.

Kegunaan daftar klasifikasi nomor ini adalah sebagai berikut :

1.      Pedoman dalam pemberian nomor kode, serta

2.      Pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat.

Kolom –kolom yang diperlukan dalam daftar klasifikasi sistem nomor Dewey adalah sbb:

a) Lajur pembagian utama (kelompok besar)

Lajur ini memuat macam-macam kegiatan atau pekerjaan yang terdapat di kantor tersebut.

b) Lajur pembagian pembantu

Kelompok pembagian masalah utama ini diuraikan lagi dalam 10 pembagian yang disebut sebagai pembagian pembantu. Jika dalam pembagian pembantu tersebut belum tersedia cukup uraian dalam 10 bagian maka dapat disediakan cadangan sebanyak 10 pembagian lagi.

c) Lajur kelompok kecil

d) Dalam kelompok pembantu diuraikan lagi dalam 10 pembagian disebut pembagian kecil.

1.      b.      Tempat dan alat penyimpanan surat dalam sistem nomor

Mengenai tempat dan alat penyimpanan surat, hal-hal yang perlu dipersiapkan adalah sebagai berikut :

a)         Filling cabinet

Dalam sistem nomor Dewey ini kita memerlukan sebanyak 10 laci dan tiap laci diberi nomor kode seperti tercantum didalam surat tersebut.

b)        Guide

c)         Penyimpanan dengan map (gantung)

d)        Penyimpanan dengan map ordner

e)         Penyimpanan dengan kotak

f)         Mengkode

g)        Menyortir

h)        Menempatkan

2.      Sistem Nomor Terminal Digit

v  Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3.      Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4.      Sistem Nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.